A Assessoria do dia funciona? Tudo que você precisa saber para não cair em cilada

Vou te explicar tudo sobre Assessoria para você conhecer um pouquinho antes e contratar esse serviço para seu evento

Recebemos muitas solicitações de casais de noivos e clientes que me procuram querendo apenas Assessoria do dia, mas você sabe se esse serviço realmente existe e se é adequado para vocês?

Assessoria para o dia do evento existe?
Vou te contar como funciona o planejamento e organização de um casamento, debutante ou um aniversário. E depois deste artigo você me diz se é exatamente se é isso que você espera da assessoria para te ajudar na organização do dia do seu evento.

Vou separar por etapas toda essa organização de um casamento:

Primeiro vem o sonho de celebrar essa união. Muitos casais não sabem por onde começar, e acabam procurando na internet, mas o que a maioria sabe é que na internet tem de tudo, e quem procura acha, mas a questão não é essa, é entender que, tem todos os tipos de fornecedores estão na internet, mas cuidado para não cair em ciladas, primeiro você precisa entender qual o estilo de casamento que vocês sonham e qual o orçamento de vocês para esse evento.

Para estruturar o projeto do casamento é necessário pensar em alguns pontos, vamos pensar e Data, local, horário,cerimônia e quantidade de convidados:

• Para quantas pessoas será seu casamento?
• Qual localização vocês desejam? Na praia, na cidade, no campo?
• Cerimônia na igreja ou no local?
• Qual horário você imagina?

Esses são os dados básicos para começar a estruturar o seu desejo de se casar.

Após essas definições, começamos  planejamento, é aí que começa a organização (o esqueleto).

Montamos uma planilha com todos os itens que vocês precisam, independentemente do local, estilo e dimensão do casamento. A planilha vai servir como base para não se perder e entender tudo que o casal poderá contratar ou não para sonhar e idealizar esse momento.

Caso você não saiba como montar sua planilha de checklist nós montamos uma para você, e comece a montar seu orçamento baseado em suas escolhas, comece pelo tamanho do seu evento, quantas pessoas tem na sua lista? Isso vai te ajudar a entender o tamanho do seu evento.

Depois de colocar tudo na planilha os valores que você deseja gastar com cada item, podemos começar as solicitações de orçamentos de acordo com a sua pretensão de gastos.

Sabemos que isso não é uma tarefa fácil, pois existem inúmeros fornecedores no mercado de casamentos, com qualidades e valores diversos, as propostas e os contratos variam muito de acordo com a região, data e até mesmo perfil dos noivos.

O importante aqui nesta etapa é entender a realidade financeira do casal para procurar os fornecedores certos.

Sabemos que “O tempo é valioso e o dinheiro é precioso”, para isso, precisamos usá-lo como nosso aliado. Por que o tempo é dinheiro? Neste caso o tempo é dinheiro porque o quanto antes fecharmos os fornecedores certos, conseguimos negociar descontos, garantir fornecedores exclusivos (que atendem em uma única data) os noivos conseguem comparar preços, orçar em mais opções e escolher o fornecedor perfeito e adequado tanto no perfil, quanto no valor.

O melhor de tudo, garante o valor vigente do semestre atual, pois muitos fornecedores trabalham com reajuste semestral, principalmente aqueles que envolvem produtos perecíveis como: Buffet, Bartender, Drink, bolo, doce, decoração floral e bem-casados. E principalmente os que trabalham com limite de datas ou datas exclusivas como fotógrafos, assessores e cerimonialistas.

Além de ter um panorama completo do que você vai precisar, a planilha te ajuda a entender em que etapa do processo você está, funciona como Checklist também.

Claro que antes de contratar qualquer fornecedor, existe uma reunião para entender como funciona o produto, principalmente alimentos, é necessário conhecer a qualidade do que será entregue no dia, e acreditem, um fornecedor que não é bem escolhido dá um grande problema no dia.

E também para “filtrarmos” em primeiro lugar aquele fornecedor que mais te agradou.

Após a escolha e reunião feita, analisamos os contratos para entender se todas as cláusulas estão de acordo, e só assim fechamos os contratos, lembrando que é muito importante documentar tudo que foi combinado para que lá na frente não haja divergências.

Nesta etapa é importante que você tenha uma acompanhamento de uma Assessoria de Casamentos para ajudar nas leituras de cláusulas contratuais que favorecem os noivos antes do fechamento e para instruí-los e verificar a idoneidade do fornecedor, assim com entrega do produto/serviço no dia do seu evento e se teve algum problema ou histórico com esse fornecedor para saber como foi no dia.

Agora vamos falar da “Estrutura do local”:

Antes de fechar todos os fornecedores é necessário fazer uma VT (visita técnica) no espaço. Essa visita funciona como uma vistoria para identificar possíveis itens que devem ou não ser contratados, também é necessário para conhecer a estrutura e parte técnica do local, assim como planta baixa e estrutura e cabeamento de som, iluminação, entrada e cabeamento de gerador, saída de emergência, entrada e circulação de staff, além de sala dos noivos, camarim, cozinha, bombeiros, estacionamento, espaço para decoração e também todas as documentações necessárias para realização e execução do evento: Alvarás, bombeiros, ART, ECAD e segurança tanto patrimonial e da brigada completa.

Somente após toda essa vistoria técnica, podemos começar a personalizar os itens. Nós não podemos trabalhar com superficialidade, a produção precisa ser completa, principalmente pela segurança e saúde de todos os envolvidos no evento.

A nossa responsabilidade como empresa de produção e organização de eventos é manter tudo de acordo com as leis vigentes e manual de procedimentos do local.

Quando finalizar a contratação de todos os itens, visita técnica no local, está na hora de personalizar todos os serviços contratados. Nesta etapa chamamos de produção. 

A produção do evento inicia-se entre 5 e 3 meses antes da data do evento, é importante que você já tenha uma assessora para acompanhar as reuniões de DJ, decoração, foto e vídeo, roteiro do evento, pois esse profissional ficará responsável em conferir e coordenar todos os itens no dia. Além de acompanhar todas as tratativas, esse assessor precisa entender o que foi combinado para execução no dia.

Seguindo as ordens que antecedem o evento, entre 45 e 30 dias, montamos os documentos que serão usados por todos no dia. Nós elaboramos o checklist completo, o roteiro do cerimonial e o cronograma completo da festa.

Trinta dias de antecedência, nós entramos em contato com todos os convidados para confirmar presença no evento, chamamos de serviço de RSVP (responda por favor), é importante que esse convidado confirme sua presença, pois essa quantidade correta de convidados precisa ser enviada e confirmado com o buffet para eles se prepararem.

Quinze dias antes nós enviamos essa programação para todos os envolvidos, e confirmamos todos os detalhes ajustados.

Uma semana antes confirmamos todos os prazos de entregas de itens e horários de chegadas no local.

No dia mais esperado, nós chegamos bem antes para acompanhar a montagem de tudo.

Agora que você já sabe como é importante ter um profissional para te auxiliar em todos os processos de planejamento, você conseguiu identificar em qual momento do seu planejamento será necessária essa contratação?

A Assessoria, produção e organização de eventos, esse profissional conseguirá prevenir erros e otimizar seu tempo e o mais importante, economizar dinheiro.

Toda essa organização dura em média 12 meses de planejamento, que equivale a 90% de todo o processo, no dia do evento nós apenas entregamos tudo que foi planejado com muita atenção e carinho, e este dia por incrível que pareça é equivalente apenas 10% de tudo que organizamos com antecedência.

E se você tiver um bom planejamento e um acompanhamento completo de um bom profissional confiável de eventos ao seu lado, com certeza seu evento será como sempre sonhou, um sucesso memorável.

Para isso, nós temos quatro pacotes disponíveis de Assessoria, Cerimonial, Produção e Organização do dia do evento para você escolher o pacote ideal para te atender.

Clique no botão abaixo e acesse nossos quatro pacotes:

• Assessoria completa – Wedding Planner 
• Assessoria Parcial – Wedding Parcial
• Assessoria final – Wedding Day
• Organização do dia – Coordenação

• Degustação no Villa das Artes
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